La remisión de facturas por correo electrónico es un sistema ampliamente utilizado en las relaciones comerciales, puesto que supone un ahorro considerable de tiempo y costes de impresión. Cuando hablamos de factura electrónica, a menudo surge la duda de si ese concepto es el mismo que el de una factura remitida por correo electrónico.
Hasta la entrada en vigor del nuevo reglamento de facturación el 1 de enero del presente año, la factura electrónica era un archivo transmitido por medios telemáticos y firmado digitalmente con un certificado aceptado por la Administración. Añadir una firma que garantizara la autenticidad suponía una dificultad añadida que reducía el uso de este tipo de facturas.
Para que una factura electrónica sea válida, debe cumplir los mismos requisitos formales que cualquier otra emitida en formato impreso: contener los datos de emisor y receptor, número y fecha de expedición, descripción de la venta de bienes o prestación de servicios realizada y desglose de las cuotas de IVA. El plazo de emisión es también el mismo que se exige a las facturas en papel. Lo que se exige a las facturas electrónicas, aparte de estos requisitos es lo siguiente:
- Que el cliente de su consentimiento para recibir las facturas por esta vía. En la autorización es recomendable la cuenta de envío y de recepción de los archivos para evitar equívocos.